Zarządzanie czasem w pracy zdalnej: jak pokonać rozpraszacze? 

Między 30 a 40% – tylu polskich pracowników pracowało przynajmniej częściowo zdalnie w marcu 2024 roku (dane Poland Weekly). Praca zdalna jeszcze kilka lat temu była dostępna głównie dla freelancerów i przedstawicieli wybranych branż technologicznych – dziś  jest powszechnym modelem wykonywania obowiązków zawodowych na całym świecie. Bez wątpienia wpłynęła na to pandemia, która zmusiła firmy do wdrażania nowych sposobów pracy w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i ciągłości operacyjnej. Praca zdalna, choć przez wielu ceniona i chwalona, wiąże się z różnymi wyzwaniami. Jednym z największych jest efektywne zarządzanie czasem. Jak unikać pułapek rozpraszania uwagi w pracy zdalnej?

Spis treści:

1. Praca zdalna to nowa normalność
2. Praca zdalna może być wyzwaniem 
3. Dedykowana przestrzeń do pracy 
4. Porządny harmonogram to podstawa
5. Efektywne zarządzanie rozpraszaczami 
6. Pamiętaj o przerwach

Praca zdalna to nowa normalność

Aż 97% z 2118 pracowników z 16 krajów chciałoby pracować zdalnie, przynajmniej przez część etatu. Taki model pracy nie tylko zmienia sposób, w jaki wykonujemy obowiązki zawodowe, ale także wpływa na jakość życia pracowników. Jak wynika z badania przeprowadzonego w 2022 roku przez Infor, największe korzyści pracy zdalnej to oszczędność czasu i pieniędzy oraz większa elastyczność.

Pracownicy zdalni mogą dostosowywać godziny pracy do swoich indywidualnych potrzeb. To sprawia, że łatwiej jest łączyć obowiązki zawodowe z życiem prywatnym, co szczególnie doceniają rodzice oraz osoby z dodatkowymi zobowiązaniami. Co więcej, pracując zdalnie, pracownicy mają pełną kontrolę nad swoim otoczeniem. Mogą dostosować swoje biuro domowe według własnych preferencji, podnosząc komfort pracy i zwiększając jej wydajność. Pracownicy zdalni często są bardziej zaangażowani, zmotywowani i czują większą satysfakcję z pracy. Zadowolenie zatrudnionych przekłada się na lojalność i zmniejszenie rotacji – co jest korzyścią dla pracodawców. Co więcej, praca zdalna otwiera możliwości rekrutacji pracowników z całego świata. Firmy mogą zatrudniać najlepszych specjalistów niezależnie od ich lokalizacji – to zwiększa konkurencyjność i różnorodność zespołów.

Praca zdalna może być wyzwaniem 

Niestety praca zdalna to nie tylko korzyści, ale też wyzwania. Choć elastyczność i oszczędność czasu na dojazdach są niewątpliwie atrakcyjne, to brak wyraźnych granic między życiem zawodowym a prywatnym może prowadzić do wypalenia. Natomiast izolacja społeczna i brak bezpośrednich interakcji z zespołem mogą wpływać na samopoczucie i morale pracowników. 

Jednak największym wyzwaniem związanym z pracą zdalną są… rozpraszacze. Członkowie rodziny, obowiązki domowe, telewizja, media społecznościowe – ciężko utrzymać ciągłą koncentrację, kiedy wokoło tyle się dzieje. Niestety brak pełnego skupienia może skutkować niższą produktywnością. To natomiast może przełożyć się na słabsze wyniki. Jak unikać pułapek rozpraszania uwagi?

Dedykowana przestrzeń do pracy 

Praca w łóżku czy na kanapie to kusząca propozycja, jednak w dłuższej perspektywie może się nie sprawdzić. Niestety takie rozwiązanie nie sprzyja produktywności. Kluczem do zachowania pełnego skupienia i oddzielenia pracy od życia prywatnego jest organizacja dedykowanej przestrzeni do pracy – najlepiej w miejscu cichym i wolnym od domowych rozpraszaczy. Pamiętaj o porządku! W uporządkowanej, dobrze zorganizowanej przestrzeni łatwiej utrzymać koncentrację i efektywnie zarządzać czasem. 

Porządny harmonogram to podstawa

Synonimem – a przy tym jednym z największy atutów – pracy zdalnej jest elastyczność. Niestety bez ustalonego harmonogramu, elastyczność ta może przerodzić się w chaos. Dlatego warto wyznaczyć sobie stałe godziny pracy, które pomogą zachować rytm i dyscyplinę. Zdefiniowanie momentu rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy pozwala uniknąć pułapki przedłużających się przerw lub przeciągania pracy do późnych godzin. Takie podejście pomaga też oddzielić życie zawodowe od prywatnego, co w domowych warunkach nie należy do najłatwiejszych. 

Jednak stałe godziny pracy to nie wszystko. Kiedy już usiądziesz do biurka o wyznaczonej godzinie, musisz jeszcze wiedzieć… co masz robić! Rozpoczynanie dnia bez jasno wyznaczonych zadań może prowadzić do nie produktywności. Stosuj listy zadań, najlepiej tworzone na początku każdego dnia lub pod koniec poprzedniego. Zadania możesz podzielić według priorytetów – od najważniejszych do mniej pilnych. Dzięki temu nie będziesz tracić czasu na mało znaczące czynności, zaniedbując najistotniejsze cele.

Co ważne, zachowaj zdrowy rozsądek. Wyznaczaj sobie realistyczne cele i ogranicz multitasking, który często prowadzi do obniżenia jakości wykonywanych zadań. Skupienie na jednej rzeczy na raz zwiększa efektywność i pozwala szybciej osiągnąć rezultaty.

Efektywne zarządzanie rozpraszaczami 

Technologia, która ułatwia pracę zdalną, jest jednocześnie jednym z głównych źródeł rozpraszania. Powiadomienia z mediów społecznościowych, wiadomości tekstowe czy e-maile mogą co chwilę odrywać nas od obowiązków. Dobrym rozwiązaniem jest wyłączenie powiadomień na czas pracy oraz korzystanie z trybu „nie przeszkadzać” w telefonie czy komputerze. Warto również zainwestować w aplikacje do zarządzania czasem, takie jak RescueTime, które monitorują, ile czasu spędzamy na poszczególnych zadaniach, a ile marnujemy na rozrywki.

Pamiętaj o przerwach

Praca zdalna, mimo licznych korzyści, może prowadzić do nadmiernego obciążenia psychicznego i fizycznego, zwłaszcza gdy pracownicy zacierają granice między czasem pracy a odpoczynkiem. Kluczem do zachowania zdrowia, produktywności i dobrego samopoczucia są regularne przerwy. Bez nich nasza koncentracja szybko spada, a zmęczenie zaczyna dominować. Warto robić krótkie przerwy na rozprostowanie nóg, odetchnięcie świeżym powietrzem czy chwilę relaksu. Ważne jest także dbanie o zdrowie psychiczne – techniki takie jak mindfulness czy medytacja mogą pomóc w zachowaniu równowagi i lepszej kontroli nad stresem. 

W pracy zdalnej warto wykorzystać technikę Pomodoro. Opracowana w latach 80. XX wieku przez Francesco Cirillo, włoskiego przedsiębiorcę i autora książek z zakresu zarządzania czasem, technika Pomodoro to popularna metoda zarządzania czasem, polegająca na pracy w krótkich, intensywnych blokach czasowych, które nazywane są „Pomodoro” (od włoskiego słowa „pomidor”). Jeden cykl pracy trwa 25 minut, po czym następuje krótka, 5-minutowa przerwa. Po czterech takich cyklach zaleca się zrobić dłuższą przerwę, trwającą od 15 do 30 minut.

Praca zdalna stała się synonimem elastyczności i autonomii. Możliwość samodzielnego zarządzania czasem pracy pozwala pracownikom lepiej dostosować obowiązki zawodowe do swoich prywatnych potrzeb. Jednak kluczem do sukcesu pracy zdalnej jest świadome zarządzanie środowiskiem pracy, utrzymywanie dyscypliny i wprowadzenie odpowiednich technik organizacyjnych. Stosowanie narzędzi do planowania zadań, wypracowanie stałej rutyny oraz regularne przerwy pozwalają efektywniej wykorzystywać czas i zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Przeczytaj również: https://eduexpress.pl/jakie-umiejetnosci-cyfrowe-sa-dzis-kluczowe-na-rynku-pracy/