Feedback po rozmowie rekrutacyjnej, czyli jak prosić rekrutera o wiadomość zwrotną?

Porządnie przygotowałeś się do rozmowy, poświęciłeś swój cenny czas i dałeś z siebie wszystko podczas spotkania – to normalne, że oczekujesz chociaż krótkiej wiadomości zwrotnej dotyczącej wyników procesu rekrutacji. Nawet negatywny feedback po rozmowie kwalifikacyjnej jest lepszy niż jego całkowity brak! I tu pojawia się pytanie: czy wypada odezwać się do firmy, do której aplikowałeś? Jeśli tak, to jak zrobić to dobrze? Przygotowaliśmy krótki poradnik.

Spis treści:

1. Brak informacji zwrotnej – skąd wynika problem?
2. Brak feedbacku to strata dla firmy
3. Brak feedbacku po rozmowie kwalifikacyjnej – co traci kandydat?
4. Czy warto skontaktować się z firmą po procesie rekrutacyjnym?
5. Mail czy telefon?
6. Konkretnie, grzecznie i otwarcie, czyli jak prosić o wynik rozmowy kwalifikacyjnej
7. Wzór maila z prośbą o feedback po procesie rekrutacji
8. Tego się wystrzegaj!
9. Kiedy odezwać się do rekrutera po rozmowie kwalifikacyjnej?
10. Odmowa i co dalej?

Brak informacji zwrotnej – skąd wynika problem?

W większości przypadków pracodawcy nie mają prawnego obowiązku informowania kandydatów o powodach odrzucenia aplikacji. Wyjątkiem są rozmowy na stanowiska w instytucjach rządowych, objętych wymogami służby cywilnej. W innych przypadkach wiadomość zwrotna jest wyłącznie dobrą wolą rekrutera. I chociaż etyka nakazuje udzielać kandydatom informacji o wynikach rekrutacji, to w praktyce często kończy się wyłącznie na obietnicach. Dlaczego?

Głównym powodem braku kontaktu po rozmowie kwalifikacyjnej jest nieumiejętne zaplanowanie harmonogramu rekrutacji i spowodowane nim ograniczenia czasowe. Opracowanie i wysłanie wiadomości szczegółowo omawiających wyniki rekrutacji bądź wykonanie kilkudziesięciu telefonów do kandydatów to procesy wymagające zaangażowania i cierpliwości. Niestety wiele firm nie uwzględnia w procesie rekrutacji czasu na feedback, przez co odrzucone osoby pozostają bez odpowiedzi.

Nie da się ukryć, że rozmowa, w której rekruter powiadamia aplikanta o negatywnym wyniku rekrutacji, nie należy do najłatwiejszych. Niektórzy rekruterzy, chcąc uniknąć trudnych pytań sfrustrowanego kandydata, rezygnują z udzielania feedbacku wszystkim zainteresowanym. Czy to dobrze? Dla nas to pójście na łatwiznę.

Czasem powodem braku wiadomości zwrotnej po rozmowie kwalifikacyjnej jest odgórny zakaz. Niektóre firmy decydują się na wprowadzenie takich przepisów po tym, jak doświadczyli nieprzyjemności ze strony odrzuconego kandydata. Roszczeniowe i pełne żalu postawy niezatrudnionych często bywają przyczyną problemów firm na rynku pracy. Zakaz dawania negatywnego feedbacku wydaje się bezpiecznym rozwiązaniem w takiej sytuacji.

Wśród popularnych powodów braku feedbacku po rozmowie często wymienia się niewiedzę rekrutera na temat przyczyn odrzucenia danego kandydata. Czasem decyzję podejmuje menadżer, nie wyjaśniając rekruterowi swojego stanowiska. W takich sytuacji ciężko logicznie uargumentować negatywną odpowiedź.

Brak feedbacku to strata dla firmy

Firmy powinny traktować feedback jako inwestycję w swój rozwój. Udzielanie merytorycznych informacji zwrotnych odrzuconym kandydatom korzystnie wpływa na wizerunek przedsiębiorstwa na rynku pracy. Pozwala zaprezentować się jako dobry i rzetelny pracodawca, który z szacunkiem traktuje wszystkich potencjalnych i obecnych pracowników. Pozostawienie osoby zainteresowanej zatrudnieniem bez żadnych wieści odbierane jest jako brak profesjonalizmu i stanowi zbędne ryzyko wizerunkowe. Sfrustrowany kandydat może opisać swoje doświadczenia na dedykowanych portalach, forach internetowych czy w social mediach, stawiając firmę w złym świetle.

Nie można też zapominać, że nie dając feedbacku po rozmowie, tracimy potencjalnego klienta. Osoba, która pozostanie bez odpowiedzi, nabierze dystansu do firmy. To z kolei może przełożyć się na niechęć do zakupu jej produktów bądź skorzystania z jej usług w przyszłości.

Przeczytaj również: Błędy kandydatów podczas rozmów kwalifikacyjnych – sprawdź, czy ich nie popełniasz

Brak feedbacku po rozmowie kwalifikacyjnej – co traci kandydat?

Brak odpowiedzi po rekrutacji to przede wszystkim utrata szansy na potencjalne dobre zatrudnienie w innej firmie. Chyba każdemu z nas zdarzyło się przynajmniej raz odrzucić świetną ofertę pracy, ponieważ mieliśmy nadzieję na zatrudnienie w firmie, do której aplikowaliśmy wcześniej. Przedłużające się oczekiwanie na wynik rekrutacji i ostatecznie brak jakiejkolwiek informacji o odrzuceniu może na jakiś czas wstrzymać możliwości dalszego szukania pracy.

Czy warto skontaktować się z firmą po procesie rekrutacyjnym?

Wiele osób zastanawia się, czy skontaktowanie się z firmą w sprawie wyniku rekrutacji to faux-pas. Okazuje się, że nie. Kiedy potencjalny pracodawca nie odzywa się po zakończeniu rekrutacji, nie trzeba obsesyjnie sprawdzać skrzynki mailowej. Warto wziąć sprawy w swoje ręce i poświęcić ten czas na kontakt z firmą. Jeśli masz wrażenie, że wypadłeś dobrze i zainteresowałeś rekrutera, nie bój się przypomnieć o sobie w grzeczny sposób. Plusem będzie, jeśli chwilę po spotkaniu wyślesz do firmy maila z podziękowaniem za rozmowę. W ten sposób dasz o sobie zapamiętać i zyskasz szanse na ponowne zaprezentowanie się w dobrym świetle.

Mail czy telefon?

Zdecydowałeś, że zainicjujesz kontakt z firmą i poprosisz o informację zwrotną po spotkaniu rekrutacyjnym. Jaką formę kontaktu powinieneś wybrać: mail czy telefon? Wiele zależy od sytuacji. Jeśli masz numer telefonu do rekrutera, możesz zadzwonić. Pamiętaj jednak, żeby nigdy nie telefonować do sekretariatu firmy. Sekretarka raczej nie udzieli Ci informacji na temat statusu Twojej aplikacji. Jeśli chcesz usłyszeć konstruktywny feedback, kontaktuj się bezpośrednio z rekruterem.

Mail to bezpieczne rozwiązanie w każdej sytuacji. Wiadomość tekstowa może zawsze zostać przekierowana do właściwej osoby. Pamiętaj jednak, żeby nigdy nie pisać do rekrutera za pomocą prywatnych mediów społecznościowych. Jest to bardzo nieprofesjonalne zachowanie, które może odebrać Ci szanse na ewentualne zatrudnienie. Korzystaj wyłącznie z firmowych adresów mailowych.

Konkretnie, grzecznie i otwarcie, czyli jak prosić o wynik rozmowy kwalifikacyjnej

Mail z prośbą o feedback przede wszystkim musi być konkretny! Starannie przedstaw swoje stanowisko i dopytaj o rzeczy, które rzeczywiście Cię interesują. To, w czym konkurenci byli lepsi, jest nieważne w tym momencie. Liczy się to, jakie Ty zrobiłeś wrażenie! Jeśli coś Cię niepokoi, powiedz to wprost. Staraj się postawić jasne hipotezy dotyczące Twojej osoby i dopytaj o nie rekrutera.

Pamiętaj, żeby zachować grzeczny i profesjonalny ton wypowiedzi. Udzielenie Ci informacji zwrotnej nie jest obowiązkiem, a dobrą wolą rekrutera. Żądania i roszczeniowa postawa tylko pogorszą Twoją sytuację. Nigdy nie wylewaj swoich frustracji na rekrutera. Bądź uprzejmy. Poproś, nie wymagaj!

Przeczytaj również: Czy warto na rozmowie rekrutacyjnej przejść na „Ty”?

Wzór maila z prośbą o feedback po procesie rekrutacji

Jak skonstruować miłego i konkretnego maila z prośbą o informację zwrotną?

1. Wiadomość zacznij od zwrotu grzecznościowego, np. Szanowna Pani, Szanowny Panie lub Szanowni Państwo.
2. Krótko opisz sytuację, np. [data spotkania] brałem udział w procesie rekrutacyjnym na stanowisko [nazwa stanowiska].
3. Poproś o informację, np. Chciałbym ponownie potwierdzić moje zainteresowanie ofertą oraz zapytać, czy została już podjęta decyzja, czy przechodzę do kolejnego etapu rekrutacji.
4. Daj znać, że będziesz wdzięczny za informację, np. Jeśli proces rekrutacyjny się jeszcze nie zakończył, byłbym wdzięczny za informację, kiedy mogę spodziewać się odpowiedzi.
5. Pożegnaj się, np. Z poważaniem [imię i nazwisko].

Tego się wystrzegaj!

Wspomnieliśmy, że mail z prośbą o feedback powinien być merytoryczny. Należy zatem unikać wszelkich ogólników i niejasności. Ogólnego maila łatwiej zignorować. Jeśli nie chcesz pozostać bez odpowiedzi, wskaż stanowisko, na jakie aplikowałeś i zadaj konkretne pytanie o wynik rozmowy rekrutacyjnej.

Bardzo nieprofesjonalne jest wytykanie spóźnienia w odpowiedzi. Informacja o tym, że irytuje Cię przedłużająca się rekrutacja, tylko potwierdzi rekrutera w przekonaniu, że możesz nie być najlepszym kandydatem na dane stanowisko. Pamiętaj, że nieudzielenie feedbacku w terminie może wynikać z wielu czynników, często niezależnych od samego rekrutera.

Nie okazuj frustracji i rozżalenia. Długie wyczekiwanie na wynik rekrutacji czy kolejna odmowa bywają trudne. Jednak nie warto ujawniać swojego zdenerwowania w wiadomości do rekrutera. Nie dyskutuj z negatywnym wynikiem, nie tłumacz się i nie podważaj decyzji firmy. Bez względu na sytuację, w jakiej się znalazłeś, pozostań profesjonalny. To będzie dobrze świadczyć o Tobie jako o pracowniku. W ten sposób zbudujesz swój pozytywny wizerunek na rynku pracy.

Kiedy odezwać się do rekrutera po rozmowie kwalifikacyjnej?

Rekrutacja to złożony proces, składający się z wielu procesów i angażujący wielu pracowników z różnych szczebli. Dzwonienie czy pisanie z prośbą o informację zwrotną dzień po spotkaniu rekrutacyjnym nie ma sensu. Skontaktuj się z rekruterem przynajmniej kilka dni po wyznaczonym terminie zakończenia procesu.

A co jeśli bierzesz udział w kilku rekrutacjach i zależy Ci na szybkiej odpowiedzi? W takiej sytuacji możesz skontaktować się z firmą nieco wcześniej. Być może w ten sposób przyspieszysz proces decyzyjny.

Odmowa i co dalej?

Otrzymałeś negatywną informację zwrotną? Nie przejmuj się! Skrupulatnie przeanalizuj przebieg rozmowy i zastanów się, co mogło zaważyć na decyzji. Konstruktywny feedback przedstawiający mocne strony kandydata i wyjaśniający czynniki, które zaważyły na odrzuceniu kandydatury to mail na wagę złota! Wyciągnij z niego wnioski, by lepiej zaprezentować się w kolejnych rekrutacjach.

Pamiętaj, że odmowa nie zawsze oznacza, że nie nadajesz się na stanowisko, na które aplikowałeś. O zatrudnieniu często decydują szczegóły – niższe wymagania finansowe czy większe doświadczenie w branży innego kandydata. Nie załamuj się i próbuj dalej.

Teraz już wiesz, że:

• rekruterzy nie mają obowiązku udzielać informacji zwrotnej,
• możesz poprosić o feedback po rozmowie,
• wiadomość do rekrutera powinna być konkretna, uprzejma i profesjonalna.

Sprawdź również: Zmiana ustawy o pracy zdalnej w Polsce – na co możemy liczyć?